Makalah Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat  Tuhan Yang Maha Esa , yang telah membimbing kami dalam menyelesaikan makalah ini, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya.

Dalam makalah ini, kami membahas tentang “Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas”. Dalam materi Sistem Akuntansi ini akan diuraikan dua system akuntansi yang digunakan untuk melaksanakan pengeluaran kas yaitu sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dan system pengeluaran kas dengan uang tunai melalui system dana kas kecil.

            Pembahasan tentang Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas ini kami mengutipnya dari berbagai sumber yaitu dari buku-buku yang berkaitan dengan Siatem akuntansi pengeluaran kas maupun dari berbagai situs di internet. Dan dalam makalah ini kami menjelaskan mengenai  deskripsi kegiatan pada system akuntansi pengeluaran kas dengan cek serta Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan, fungsi, jaringan prosedur yang membentuk system dan unsur pengendalian intern dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek, deskripsi kegiatan pada system akuntansi pengeluaran kas dengan uang tunai melalui system dana kas kecil dan dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan, serta fungsi dan jaringan prosedur dalam system akuntansi pengeluaran kas melalui system dana kas kecil.

Kami menyadari bahwa pembahasan/penjelasan yang disampaikan dalam makalah ini masih banyak dapat kekurangan. Oleh karena itu, kami sangat mengharapkan suatu kritikan yang bersifat membangun dari para pembaca, sehingga untuk kedepannya makalah ini dapat dijadikan sebagai pedoman yang lebih berguna dan bermanfaat.

                                                                           Mataram, Desember 2011

                                                                                         Penyusun

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR………………………………………………………………………...i

PENDAHULUAN……………………………………………………………………………1

1.      Latar Belakang………………………………………………………………………...1

2.      Rumusan Masalah……………………………………………………………………..2

PEMBAHASAN

·         System akuntansi pengeluaran kas dengan cek……………………………………….3

·         Dokumen yang digunakan…………………………………………………………….3

·         Catatan akuntansi yang digunakan…………………………………………………....4

·         Fungsi yang terkait…………………………………………………………………....4

·         Jaringan prosedur yang membentuk system…………………………………………..5

·         Unsur Pengendalian Intern……………………………………………………………7

·         Sistem Dana Kas Kecil……………………………………………………………....10

·         Dokumen yang digunakan…………………………………………………………...12

·         Catatan Akuntansi yang Digunakan…………………………………………………13

·         Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil…………………………………………………13

·         Fungsi yang Terkait………………………………………………………………….13

·         Bagan Alir  Dokumen Dana Kas Kecil………………………………………………14

Ø  Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil……………………………………..14

Ø  Prosedur Permintaan dan Pertanggug jaaban Pengeluaran Dana Kas Kecil………………………………………………………………………....14

Ø  Prosedur pengisian kembali dana kas kecil………………………………….15

KESIMPULAN…………………………………………………………………………….16

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………………….17

PENDAHULUAN

1.        LATAR BELAKANG
             Pertumbuhan ekonomi dan perkembangan dunia bisnis dizaman era global menuntut seluruh perusahaan untuk memperoleh keuntungan yang maksimal. Maka Indonesia harus mampu bersaing dengan negara-negara lain, terutama dalam sistem informasi akuntansi yang dipergunakan secara efektif dan efisien. Penanganan dalam hal pengeluaran kas merupakan suatu aktifitas dalam perusahaan yang tidak mungkin dapat dilepaskan. Pada perusahaan haruslah berhati-hati dalam melakukan aktifitas yang berhubungan dengan pengeluaran kas, artinya setiap pengeluaran kas yang dilakukan harus diperhitungkan manfaat dan keuntungan yang akan didapat. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, maka setiap Perusahaan harus mempunyai kualitas sistem informasi akuntansi yang baik dari segi pendidikan, keahlian atau pun keterampilan dalam melaksanakan tugasnya. pengeluaran kas harus dilaksanakan secara efektif dan efisien agar tidak terjadi pemborosan anggaran. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem yang memadai untuk dapat mengawasi pengeluaran kas.
               Dengan adanya Sistem Informasi Akuntansi yang benar, maka manajemen dalam organisasi perusahaan dapat mengevaluasi hasil dari suatu operasi atau suatu kegiatan apakah berjalan dengan efisien dan efektif. Selain itu Sistem Informasi Akuntansi dapat digunakan sebagai pedoman dalam penugasan dan wewenang bagi sumber daya manusia yang bekerja dalam organisasi atau perusahaan tersebut , sehingga dapat berjalan sesuai prosedur.
               Kebutuhan akan informasi pada saat ini sangat penting dalam semua kegiatan, salah satunya adalah kegiatan bisnis. Manfaat dari informasi yang didapatkan untuk kegiatan bisnis adalah sebagai dasar dari pengambilan keputusan. Dengan adanya sistem informasi akuntansi, penyajian informasi yang sangat dibutuhkan tersebut bisa dengan cepat didapat, tepat waktu, akurat, dan relevan.

2.        RUMUSAN MASALAH

Dalam makalah system akuntansi pengeluaran kas ini permasalahan yang akan dibahas dirumuskan sebagai berikut:

1.      Bagaimana deskripsi kegiatan pada system akuntansi pengeluaran kas dengan cek serta Dokumen dan catatan akuntansi apasaja yang digunakan?

2.      Apasaja fungsi, jaringan prosedur yang membentuk system dan unsur pengendalian intern dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek?

3.      Bagaimana deskripsi kegiatan pada system akuntansi pengeluaran kas dengan uang tunai melalui system dana kas kecil serta Dokumen dan catatan akuntansi apasaja yang digunakan?

4.      Apasaja fungsi dan jaringan prosedur dalam system akuntansi pengeluaran kas melalui system dana kas kecil?

PEMBAHASAN

SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS

Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan dua system yakni system pengeluaran kas menggunakan cek dan system pengeluaran kas dengan uang tunai melalui system dana kas kecil. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek ( biasanya karena jumlah relative kecil). Dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu diantara 2 sistem : fluctuating-fund-balance system dan imprest system

System akuntansi pengeluaran kas dengan cek

Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini:

1.      Pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud oleh pihak pembayar.

2.      Pengeluaran kas dengan cek direkam juga oleh bank yang secara periodic mengirimkan rekening Koran bank (bank statement) kepada perusahaan nasabahnya. Rekening Koran bank inilah yang dapat digunakan oleh perusahaan yang direkam dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.

3.      Jika system perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer. Pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakan cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran.

Dokumen yang digunakan

Adapun  Dokumen yang digunakan dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:

1.      Bukti kas keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen. Disamping itu dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.

2.      Cek

Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Ada 2 pilihan dalam penggunaan cek untuk pembayaran

ü  Check issuer  membuat cek atas nama

ü  Check issuer  membuat cek atas unjuk

3.      Permintaan cek

Catatan akuntansi yang digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:

1.      Jurnal pengeluaran kas

Dokumen sumber yang digunakan dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas. Dalam pencatatan utang dengan account payable system,  untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas.

2.      Register cek

Register cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain. Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system, transaksi untuk mencatat transaksi pembelian digunakan 2 jurnal yaitu register bukti kas keluar dan register cek.

Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:

1.      Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi ini mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang). Setelah mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.Jika perusahaan menggunakan voucher payable system bagian utang kemudian membuat bukti kas keluar (voucher) untuk memungkinkan bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

2.      Fungsi kas

Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.

3.      Fungsi akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab atas :

      Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.

      Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek

      Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.

      Melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar

4.      Fungsi pemeriksaan intern

Fungsi ini bertanggung jawab untuk:

      melakukan penghitungan kas secara periodic dan mencocokan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas dalam buku besar)

      melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodic.

Jaringan prosedur yang membentuk system

1.      system akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek, terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

·         prosedur pembuatan bukti kas keluar

·         prosedur pembayaran kas

·         prosedur pencatatan pengeluaran kas

Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi pembelian, system akuntansi pembelian telah mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok ditangan bagian utang. Selanjutnya bagian utang membuat bukti kas keluar atas dasar dokumen pendukung tersebut. Pada saat utang kepada pemasok jatuh tempo bukti kas keluar dipakai sebagai perintah kepada bagian kasa untuk membuat cek. Selanjutnya bagian kasa mengisi cek, mendapat otorisasi atas cek dari penjabat yang berwenang dan kemudian mengirimkan cek tersebut kepada kreditur.

1.      System akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang memerlukan permintaan cek, terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

·            Prosedur Permintaan Cek. Dalam prosedur ini fungsi yang mengeluarkan pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek. Dokumen ini dimintakan otorsasi dari kepala fungsi yang bersangkutan dan dikirimkan ke fungsi akuntansi (Bagian Utang) sebagai dasar fungsi yang terakhir ini dalam pembuatan bukti kas keluar.

·            Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar. Berdasarkan dokumen pendukung yang dkumpulkan melalui sitem pembelian atau berdasarkan permintaan cek yang diterima oleh fungsi akuntansi (Bagian Utang), dalam prosedur pembuatan bukti kas keluar, Bagian Utang membuat bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini berfungsi sebagai perintah kepada fungsi kas untuk mengisi cek sebesar jumlah rupih yang tercantum pada dokumen tersebut dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya ditulis dalam dokumen tersebut.

·            Prosedur Pembayaran Kas. Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada pejabatyang berwenang, dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar.

·            Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas didalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. di samping fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas, pendebitan yang timbul dari transaksi pengeluaran dicatat dalam buku pembantu (dalam kartu biaya dan kartu persediaan).

 Unsur Pengendalian Intern

ü  Organisasi

Fungsi penyimpanan kas Harus Terpisah dari Fungsi Akuntansi. Unsur sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi penyimpanan, agar data akuntasnsi yang dicatat dalam catatan akuntansi dijamin keandalannya. Dengan pemisahaan ini, catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi dapat berfungsi sebagai pengawas semua mutasi kas yang disimpan oleh fungsi penyimpanan kas.

Transaksi Pengeluaran Kas Tidak Boleh Dilaksanakan Sendiri Oleh Bagian Kas Sejak awal Sampai Akhir, Tanpa Campur Tangan dari Fungsi Yang Lain. Unsur sistem pengendalian intern mengharuskan pelaksanaan setiap transaksi oleh lebih dari fungsi agar tercipta adanya Internal Check. Dalam transaksi kas, bagian kasa adalah pemegang fungsi penerimaan kas, pengeluaran kas, dan fungsi penyimpanan kas. Dengan pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas oleh lebih dari satu fungsi ini, kas perusahaan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat dalam catatan akuntansi dapat dijamin ketelitian dan keandalannya.

ü  System Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Pengeluaran Kas Harus Mendapat Otorisasi dari Pejabat yang berwenang. Transaksi pengeluaran kas diotorisasi oleh pejabat yang berewenag dengan menggunakan dokumen bukti kas keluar. Berdasarkan bukti kas keluar ini kas perusahaan berkurang dan catatan akuntansi dimutakhirkan.

Pembukaan dan Penutupan Rekening Bank Harus Mendapatkan Persetujuan dari Pejabat Yang berwenang. Sistem pengendalian intern mengharuskan setiap pembukuan dan penutupan rekening bank mendapatkan persetujuan dari manajemen puncak. Jika terjadi pembukaan dan penutupan rekening giro perusahaan di bank tanpa otorisasi dari pejabat yang berwenang, akan terbuka kemungkinan penyaluran penerimaan kas perusahaan ke rekening yang giro yang tidak sah dan pengeluaran kas perusahaan untuk kepentingan pribadi karyawan.

Pencatan dalam Jurnal Pengeluaran Kas ( atau dalam Metode Pencatatan Tertentu dalam Register cek) Harus Didasarkan atas Bukti Kas Keluar yang telah Mendapat Otorisasi dari Pejabat Yang Berwenang dan Dilampiri Dengan Dokumen Pendukung Yang Lengkap. System pengendalian intern mengharuskan setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diproses melalui system otorisasi yang berlaku.

ü  Praktek Yang Sehat

Saldo Kas Yang Ada di Tangan Harus Dilindungi dari Kemungkinan Pencurian atau Penggunaan Yang Tidak Semestinya. Dalam system kas seperti ini yang digambarkan di atas, saldo kas yang di tangan adalah berupa dana kas kecil dan penerimaan kas dari penjualan tunai dan dari piutang yang belum disetor ke bank (unde-po-sited cash receipts). Saldo kas ini perlu dilindungi dari kemungkinan pencurian dengan cara menyimpannya dalam lemari besi dan menempatkan kasir di suatu ruangan terpisah.

Dokumen Dasar dan Dokumen Pendukung Transaksi Pengeluaran Kas Harus Dibubuhi Cap “Lunas” oleh Bagian Kasa Setelah Transaksi Pengeluaran Kas Dilakukan. Dalam transaksi pengeluaran kas, bukti kas keluar dibuat oleh fungsi akuntansi ( bagian Utang) setelah dokumen pendukungnya lengkap. Bukti kas keluar ini merupakan dokumen perintah pengeluaran kas dari pejabat yang berwenang kepada fungsi keuangan. Oleh karena itu, untuk menghindari penggunaan dokumen pendukung lebih dari satu kali sebagai dasar prmbuatan bukti kas keluar, fungsi keuangan harus membubuhkan cap “lunas” pada bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya, segera setelah pengiriman cek kepada kreditur dilakukan.

Penggunaan Rekening Koran Bank ( Bank Statement) yang merupakan informasi dari Pihak Ketiga, untuk Mengecek Ketelitian Catatan Kas Oleh Fungsi Yang TIdak Terlibat dalam Pencatatan dan penyimpanan Kas. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas melibatkan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Untuk menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi yang dicatat dalam register cek dan jurenal penerimaan kas, dalam system kas dapat dirancang penggunaan rekening Koran bank sebagai alat untuk mengawasi catatan kas perusahaan. Rekening Koran bank yang diterima secara periodic oleh perusahaan digunakan untuk mengecek ketelitian register cek dan jurnal penerimaan kas dalam kegiatan yang disebut rekonsiliasi bank. System pengendalian intern mengharuskan rekonsiliasi bank dilakukan oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit function) yang merupakan pihak yang tidak menyelenggarakan catatan kas dan tidak memegang fungsi penyimpanan kas.

Semua Pengeluaran Kas Harus Dilakukan Dengan Cek atas Nama Perusahaan Penerima Pembayaran Atau dengan Pemindahbukuan. Pembayaran dengan cek dapat dilakukan dengan dua cara : dengan menuliskan kata tunai dan dengan menuliskan nama penerima cek yang dituju. Cek atas unjuk yaitu cek tersebut dapat diuangkan oleh siapa saja yang dapat menyerahkan (menunjukkkan) cek tersebut ke bank. Cek atas nama yaitu cek yang hanya dapat diuangkan oleh orang atau perusahaan yang namanya tercantum dalam cek tersebut. Pembayaran melalui bank dapat pula dilakukan dengan pemindahbukuan dana dari rekening giro perusahaan pembayar ke rekening giro perusahaan penerima. Pembayaran dengan menggunakan cek atas nama dengan cara pemindahbukuan ini dilakukan agar perusahaan memperoleh kepastian bahwa kas yang dikeluarkan ini sampai ke alamat yang dituju ( tidak ke tangan pribadi penagih atau karyawan perusahaan penerima).

Jika Pengeluaran Kas Hanya Menyangkut Jumlah yang Kecil, Pengeluaran ini Dilakukan Melalui Dana Kas Kecil, yang Akuntansinya Diselenggarakan dengan Imprest System. Agar catatan akuntansi kas perusahaan dapat diawasi ketelitian dan keandalannya dengan menggunakan jasa pihak luar yang bebas setiap penerimaan dan pengeluaran kas harus melibatkan bank. Untuk itu, setiap penerimaan kas harus segera disetor penuh ke bank, dan setiap pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek ( karena jumlahnya relative kecil) dilakukan melaui dana kas kecil yang penyelenggaraannya dengan Imprest system.

Secara Periodik Diadakan Pencocokan Jumlah Fisik Kas yang Ada Di Tangan dengan Jumlah Kas Menurut Catatan. Penghitungan fisik kas (cash Count) yang ada di tangan perusahaan harus dilakukan secara periodic untuk mencegah karyawan perusahaan menggunakan kesempatan penyelewengan penggunaan kas. Penghitungan fisik kas dilakukan terhadap jumlah kas yang belum disetor ke bank dan saldo dana kas kecil yang ada di tangan perusahaan pada saat tertentu. Jumlah kas yang belum disetor ke bank pada saat perhitungan fisik kas dicocokkan dengan jumlah kas yang diterima oleh perusahaan menurut jurnal penerimaan kas. Besarnya saldo dana kas kecil yang dihitung harus sama dengan saldo dana kas kecil yang dibentuk menurut keputusan Direktur Keuangan dikurangi dengan jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan namun belum diganti.

Kas Yang Ada di Tangan (Cash in Safe) Dan Kas yang Ada di Perjalanan (Cash in Transit) Diasuransikan dari Kerugian. Jika kas yang ada di tangan edan kas yang ada di perjalanan jumlahnya relative besar, sehingga diperkirakan akan timbul kerugian yang besar jika terjadi perampokan atau pencurian, perusahaan sebaiknya menutup asuransi untuk menghindari risiko kerugian tersebut.

Kasir Diasuransikan (Fidelity Bond Insurance). Untuk menghindari kerugian akibat penyelewengan kas yang dilakukan oleh karyawan yang diserahi tugas sebagai penyimpan kas, karyawan tersebut perlu diasuransikan. Fidelity bond Insurance menjamin penggantian atas kerugian yang timbul sebagai akibat penyelewengan yang dilakukan oleh kasir.

Kasir Dilengkapi Dengan Alat-alat yang Mencegah Terjadinya Pencurian Terhadap Kas Yang Ada di Tangan ( misalnya Mesin Register Kas, Almari Besi,dan Strong Room). Untuk menjaga fisik kas yang ada di tangan, bagian kasa harus diberi perlengkapan yang memadai. Umumnya setiap perusahaan menempatkan bagian kasa dalam suatu ruangan yang tidak setiap karyawan diperkenenkan melakukan akses kedalamnya, tanpa izin dari pejabat yang berwenang. Mesin register kas, almari besi, dan strong room merupakan perlengkapan yang biasanya disediakan bagi bagian kasa untuk melindungi kas yang ada di perusahaan.

Semua Nomor Cek Harus Dipertanggungjawabkan oleh Bagian Kasa. Karena formulir cek berfungsi sebagai perintah kepada bank untuk membayarkan sejumlah uang perusahaan kepada orang tertentu atau kepada pembawa cek tersebut, maka penggunaan cek diawasi dengan mengontrol penggunaan nomor urut cek tersebut. Setiap nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kasa karena bagian ini bertugas untuk mengisi cek (berdasarkan bukti kas keluar yang diterbitkan oleh fungsi pencatat utang ) dan memintakan otorisasi atas cek tersebut.

SISTEM DANA KAS KECIL

            Penyelenggaraan dana kas kecil untuk pengeluaran kas dengan uang tunai dapat di lakukan dengan dua cara, yaitu :

1. Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance system)

Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:

• Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.
• Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana Kas Kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi.
• Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.
1. Imprest System

Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut:

• Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. Saldo rekening Dana Kas Kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo tersebut dinaikkan atau dikurangi.
• Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal.
• Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Biaya dan mengkredit rekening Kas.

Dalam metode imprest system dan sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilaksanakan melalui tiga prosedur, yaitu :

1. Prosedur pembentukan dana kas kecil

Pembentukan dana kas kecil dimulai dengan adanya surat keputusan dari direktur keuangan mengenai jumlah dana yang disisihkan ke dalam dana kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut.

2. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil

Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya permintaan pengeluaran dana kas kecil oleh pemakai yang ditujukan kepada pemegang dana kas kecil. Pemakai dana kas kecil berkewajiban mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil dengan membuat pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dalam formulir bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan bukti-bukti pendukungnya.

3. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil

Jika dana kas kecil sudah menipis saldonya, pemegang dana kas kecil mengisi formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Formulir ini dilampiri dengan bukti-bukti pendukungnya dan dikirimkan ke Bagian Utang untuk diproses dalam pengisian kembali dana kas kecil.

DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

            Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah sebagai berikut:

1. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam system dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dan pengisian dana kas kecil.

2. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya.

3. Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. Dalam imprest system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya yang disimpan dalam arsip oleh pemegang dana kas kecil untuk keperluan pengisian kembali dana kas kecil.

4. Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada Bagian Utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Dalam imprest system, jumlah yang diminta untuk pengisian kembali dana kas kecil adalah sebesar jumlah uang tunai yang dikeluarkan sesuai yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam arsip pemegang dana kas kecil. Sedangkan dengan fluctuating fund balance system, pengisian kembali dana kas kecil tidak didasarkan pada jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai dengan bukti pengeluaran kas kecil, namun sesuai dengan kebutuhan pengeluaran uang tunai yang diperkirakan oleh pemegang dana kas kecil.

Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah :

1.                  Jurnal Pengeluaran Kas
Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat pngeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil.

2.                  Register cek.

Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil.

Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil

Fungsi yang Terkait

Fungsi kas.
Dalam sistem dana kas kecil, fugsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kebali dana kas kecil.

Fungsi Akuntansi.
Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akuntansi bertnggung jawab atas:

1.      pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan

2.      pencatan transaksi pembentukan dana kas kecil

3.      pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek

4.      pencatatan pengeluaran danakas kecil dalam jurnal pengeluaran  dana kas kecil (dalam fluctuating-fund-balance system)

5.      pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.

Fungsi pemegang dana kas kecil.
Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dngan otorisasi dari pejabat tertenyu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

Fungsi pemeriksa intern.
dalam sistem kas, fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil (cash count) secara periodic dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yan ada di tangan pemegang dana kas kecil.

Bagan Alir  Dokumen Dana Kas Kecil

ü  Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

      Prosedur pembentukan dana kas kecil dengan imprest system tidak berbeda dengan prosedur pembentukan dana kas kecil dengan fluctuating –fund-balance system. Bukti kas kas keluar dilampiri dengan surat  keputusan pembentukandana kas kecil diserahkan ole Bagian Utang ke Bagian Kasa. Berdasarka bukti kas keluar tersebut,Bagian Kasa  membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahka kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan kepada Bagian Jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh Bagian Kasa.

Prosedur Permintaan dan Pertanggug jaaban Pengeluaran Dana Kas Kecil

      Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dengan imprest system sedikit berbeda dngan prosedur permintaan dan pertangungjawaban pengeluaran dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system. Dalam imprest system pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi.pemegang dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil menurut abjad nama pemakai dana kas kecil.jika pengeluaran kas kecil telah dipertanggungjawabkan oleh pemakai dana kas kecil, pemegang dana kas kecil mengarsipkan bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan permintan pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya.Dokumen-dokumen ini dikumpulkan untuk dipakai sebagai dasar permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah dana yang telah dikeluarkan.

Prosedur pengisian kembali dana kas kecil

Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system sedikit berbeda dengan prosedur yang sama dalam fluctuating fund balance system. Pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil, sedangkan dalam fluctuating fund balance system didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas kecil, disamping itu pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system dicatat dengan mendebit rekening biaya, sedangkan dalam fluctuating fund system dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.

           

KESIMPULAN

Sistem akuntnsi pokok yang digunakan dalam melaksanakan pengeluaran kas dibagi atas dua macam, yang pertama system akuntansi pengeluaran kas dengan cek dan system pengeluaran kas dengan uang tunai melalui system dana kas kecil. System pengeluaran kas dengan cek erat hubungannya dengan system pencatatan utang, oleh karena itu system pengeluaran kas dengan cek dibagi 4 macam yaitu:

1.      System pengeluaran kas dengan cek dalam account payable system

2.      System pengeluaran kas dengan cek dalam one-time voucher payable system-cash basis

3.      System pengeluaran kas dengan cek dalam one-time voucher payable system-accrual basis

4.      System pengeluaran kas dengan cek dalam built-up voucher payable system

Sistem pengeluaran kas dengan uang tunai dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan dua macam system yaitu:  

1.      Fluctuating fund balance system dimana saldo rekening dana kas kecil dalam buku besar berubah-ubah sesuai dengan pengisian dan pemakaian dana kas kecil. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dalam jurnal pengeluaran kas dan pengisian kembali dana kas kecil tidak harus sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan

2.      Imprest system dimana dalam saldo rekening dana kas kecil dalam buku besar tidak berubah dengan transaksi pengeluaran dana kas kecil, tidak seperti halnya dengan fluctuating-fund-balance system, imprest system tidak mencatat pengeluaran dana kas kecil didalam jurnal pengeluaran kas, namun hanya mengarsipkan bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dalam arsip sementara, sampai dengan saat pengisian kembali dana kas kecil.

DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi 3. Jakarta : Salemba Empat

Burch,John dan Garry Grudnitski.1989. Information System: Theory and Practice. Fifth Edition.New York : John Wiley & Sons

Davis, James R., C. Wane Alderman, Leonard A. Robinson. 1990. Accounting Information System: A Cycle Approach. Third Edition. New York : John Wiley & Sons

Gillespie, Cecil.1981.Accounting System : Producers and Methods. Third Edition. New Delhi: Prentice-Hall of India Private Limited.

Hicks,James O. Jr., dan Wayne E Leininger.1986. Accounting InformationSystem. Second Edition. St Paul: West Publishing Company

Kell, Walter G., Richard E. Ziegler.1989. Modern Auditing. Forth Edition. New York: John Wiley & Sons.

Mulyadi.1991. Akuntansi Biaya. Edisi 5. Yogyakarta : Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.

Senn, James A. 1990. Information System in Management. Forth Edition. Belmont, California : Wadswort Publishing Co.

Situs:

www.google.com